Monitor płatności faktur firmowych - Colecta
Kim jesteśmy?
Jak sugeruje nazwa , zacznijmy od poznania się – czym jest Colecta? Każda firma to wie – im więcej faktur wystawiasz, tym więcej zasobów potrzebujesz, aby je zebrać. Ktoś musi regularnie śledzić faktury, aby zapewnić, że przepływy pieniężne firmy nie ucierpią. Ten proces z kolei marnuje czas firmy i potencjalnie pieniądze.
Ale teraz dostępna jest nowa usługa dla firm, która zaoszczędzi im obu – administrowanie płatnościami rachunków. „Colecta pomoże ci poprawić kulturę płatności twoich klientów i pozwoli ci skupić się na podstawowej działalności zamiast na stadzie dłużników. Jeśli Twoja firma również wystawia klientom wiele faktur z odroczoną płatnością – czytaj dalej, to się przyda!
Jak powstała ta usługa?
Pomysł administrowania płatnościami rachunków przyszedł do nas, firmy windykacyjnej Verdikts, po przeanalizowaniu spraw, które codziennie otrzymujemy w celu odzyskania długów. Pojawiły się dwa główne spostrzeżenia. Po pierwsze, w łotewskim środowisku biznesowym i kulturze biznesowej nadużywanie niepłacenia faktur nie jest zbyt powszechne. Jeśli regularnie i terminowo komunikujemy się z dłużnikiem, przypominamy mu o jego zobowiązaniach i konstruktywnie negocjujemy, w rzeczywistości mniej niż pięć procent (w zależności od sektora) wszystkich zaległych faktur trafia do procesu windykacji.
Drugie spostrzeżenie. Często sprawy trafiają do Verdict, w których płatność nie została dokonana z powodu wewnętrznych zasobów (czas/ludzie) lub niedociągnięć w procesie administracyjnym. Wniosek jest dość prosty. Dopóki nie zostanie osiągnięta pewna masa krytyczna faktur, funkcja ta jest zwykle wykonywana przez istniejący zasób (księgowego, kierownika sprzedaży lub samych menedżerów).
Nie każdy może sobie pozwolić na drogie systemy lub zatrudnienie dedykowanej osoby, aby upewnić się, że wszystkie faktury są opłacone. Jednak nasza praktyka dowodzi, że proste rzeczy są genialne: regularne i terminowe e-maile i/lub wiadomości tekstowe zapewniają, że co najmniej dwie trzecie faktur jest już opłaconych, a połączenie z rozmową telefoniczną zapewnia optymalne wyniki. Ale tutaj pojawia się pytanie: kto się komunikuje? Księgowy, sprzedawca, dyrektor finansowy, a może sam prezes? Ale może to być Colecta.
Często zadawane pytania klientów
Każda nowa usługa, zwłaszcza w sferze finansowej, budzi zarówno zainteresowanie, jak i pytania. Firmy niechętnie wpuszczają osoby trzecie do swojej finansowej kuchni i chcą zachować poufność we wszelkich kwestiach związanych z przepływami pieniężnymi firmy. I jest to zrozumiałe. Dlatego też, tworząc usługę Colecta, od samego początku zdawaliśmy sobie sprawę, że chcemy zapewnić klientom poczucie bezpieczeństwa podczas korzystania z niej. Jak to osiągnąć?
Do celów naszej współpracy nie potrzebujemy żadnych informacji o płatnościach dokonywanych na rzecz klienta (dostęp do kont, regularne raporty o otrzymanych płatnościach lub pobranie gotówki na nasze konto). Nie ma również potrzeby fizycznego otrzymywania faktur klienta lub dowodów dostawy. Wszystko, czego Colecta potrzebuje, aby zapewnić proces administrowania, to lista aktualnych dłużników klienta, którą otrzymujemy w określonym czasie (1x lub 2x w miesiącu).
Kolejnym aspektem, na który zwracają uwagę potencjalni klienci, jest wizerunek firmy. Czy osoba trzecia wypowiadająca się w naszym imieniu będzie komunikować się z klientem w sposób akceptowalny dla kultury korporacyjnej firmy? Ta obawa szybko zamienia się w korzyść dla klienta, ponieważ Colecta zdejmuje presję z wizerunku firmy w zakresie negatywnej komunikacji. Jeśli chodzi o styl, treść każdej komunikacji – wiadomości tekstowych, e-maili czy rozmów telefonicznych – jest omawiana i uzgadniana z klientem z wyprzedzeniem. Ich częstotliwość jest dostosowana do każdego klienta.
Twoje korzyści
Na koniec o korzyściach. Jest ich wiele, ale główną z nich wydaje się być czas i pieniądze, które zaoszczędzisz. Jeden praktyczny przykład. Jeśli sprzedawca jest odpowiedzialny za zapewnienie przepływu gotówki w Twojej firmie, korzystanie z Colecta uwolni do 30% więcej jego czasu. W rzeczywistości produktywność wzrasta o jedną trzecią, ponieważ sprzedawca wykonuje swoje bezpośrednie obowiązki zamiast zajmować się biurokracją księgową.
„Usługa Colecta poprawia ogólny przepływ gotówki w firmie, a podejmowane na czas środki zapobiegawcze minimalizują straty. Przewidywalne i ustabilizowane przychody przekładają się oczywiście również na proces rozwoju firmy. Tworząc przejrzystą i jasną politykę obsługi klienta, Colecta pomaga również budować bliższe relacje z klientami, budując zaufanie i wspierając długoterminową współpracę.
Wielu klientów docenia również audyt systemu finansowego ich firmy, gdy rozpoczynają współpracę z Colecta, aby zrozumieć jego kondycję i zidentyfikować słabe punkty. Jeśli firma ma oczywistą pracę domową, którą należy wykonać, aby naprawić system, nie zawahamy się otwarcie omówić problemów i pożądanych ulepszeń. Zoptymalizowane zarządzanie procesami stworzy podstawę do inwestycji, przyczyniając się do stabilności finansowej i zapewniając zrównoważony rozwój firmy.
Zmniejsz koszty administrowania płatnościami faktur, skorzystaj z usług Colecta i popraw wyniki finansowe swojej firmy. Zarezerwuj indywidualną konsultację klikając tutaj!
